Inleiding D Care for You Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van D Care for You. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle privacygevoelige informatie of persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u een e-mail verzendt aan ons. Wij leggen u duidelijk uit hoe wij uw gegevens opslaan, hoelang deze bewaard blijven en wat precies het doel van de gegevensverwerking is. Daarnaast geven we u duidelijk inzicht in hoe u gebruik kunt maken van uw rechten met betrekking tot gegevensverwerking.

Wat doet D Care for You precies? D Care for You biedt persoonlijke verzorging, begeleiding en verpleging voor kinderen met een beperking aan, zowel bij D Care for You thuis of indien gewenst bij u thuis. Met oog voor de cliënt en kwaliteit gaat D Care for You zo goed mogelijk helpen en de zorg naar professionele standaards verlenen. Met jaren ervaring in de zorgsector en kennis biedt D Care for You de zorg aan die u of uw kind nodig heeft met veel aandacht voor de cliënt maar ook de betrokkenen.

Omdat we in verschillende situaties persoonsgegevens verwerken (of laten verwerken), hebben we gekozen voor een uitgebreide privacyverklaring. Vaak zijn er namelijk situaties waarin D Care for You persoonsgegevens dient te verzamelen en te verwerken/gebruiken. Het is belangrijk dat u weet wat er met de persoonsgegevens gebeurt en hoe u uw wensen met betrekking tot de omgang van persoonsgegevens aan ons kunt laten weten.

D Care for You neemt privacy erg serieus en zal persoonlijke informatie op een veilige manier gebruiken en verwerken. Alle artikelen in deze privacyverklaring zijn in overeenstemming met de geldende Algemene Verordening Gegevensbescherming AVG wetgeving. Deze Europese privacywetgeving is sinds 25 mei 2018 toepasselijk in Nederland.

Categorieën persoonsgegevens

Om onze cliënten, verantwoordelijke voor cliënten, vrijwilligers en partners zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen, is het voor ons noodzakelijk om bepaalde verzamelde gegevens te verwerken, waaronder persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon.
D Care for You verzamelt ook bijzondere persoonsgegevens, dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra zorgvuldig beschermd moeten worden. Het gaat hier bijvoorbeeld om gegevens zoals bijvoorbeeld een BSN-nummer. De persoonsgegevens die wij (over het algemeen) verwerken zijn:

Voor- en achternaam;
Adres;
BSN-nummer;
Telefoonnummer;
Geboortedatum;
(Persoonlijk) e-mailadres (let op: op grond van de AVG kan het zijn dat bepaalde bedrijfse-mailadressen worden aangemerkt als persoonlijk e-mailadres. Denk aan het e-mailadres janssen@bedrijf.nl);
Medische gegevens;
Gegevens medici en verantwoordelijken;
Gegevens van de huisarts en apotheek.

Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden verstrekt, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze worden opgegeven voor verwerking door D Care for You.

Grondslag en doelen voor gegevensverwerking

Op grond van de AVG-wetgeving zijn wij verplicht een rechtmatige grondslag te hebben voor verwerking van persoonsgegevens. Artikel 6 lid 1 sub a, sub b en sub c en artikel 9 lid 2 sub a van de AVG zijn toepasselijk op onze situatie: de verwerking van uw persoonsgegevens wordt gedaan op basis van toestemming, omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u / de cliënt en D Care for You of omdat het noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Artikel 13 lid 1 sub c van de AVG schrijft ons vervolgens voor om duidelijk aan te geven voor welke ‘verwerkingsdoeleinden’ de persoonsgegevens bestemd zijn. Hieronder volgt daarom een overzicht met verschillende verwerkingsdoeleinden.

Er zijn een aantal doelen waar D Care for You uw gegevens voor verzameld;

Contact opnemen

Heeft u een e-mail gestuurd naar ons emailadres (info@d-careforyou.nl)? Of heeft u informatie achtergelaten via het contactformulier, sociale media, WhatsApp of telefonisch? Dan bewaren wij deze gegevens zodat wij u verder kunnen benaderen. Hierbij ligt de focus uiteraard op correcte afhandeling, waarbij wij u nimmer tot last zijn (met ongevraagde benaderingen).

De grondslagen voor verwerking in dit kader: ons gerechtvaardigd belang (wij dienen met u te kunnen communiceren om vragen of klachten in behandeling te kunnen nemen of op te kunnen volgen).

Klantrelatie

D Care for You maakt gebruik van een klantensysteem om een klantrelatie te onderhouden. Hiervoor worden een aantal gegevens bewaard. Het is voor D Care for You belangrijk om uw feedback, klachten en wensen op te slaan en te kunnen verwerken. Indien D Care for You nog verder contact met u moet opnemen (bijvoorbeeld over de mogelijkheid voor het verlenen van aanvullende zorg) moet D Care for You hiertoe in staat zijn. Wij bewaren hiervoor gegevens zoals uw naam, telefoonnummer en e-mail.

De grondslagen voor verwerking in het kader van dit doel zijn: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang (het kunnen initiëren, onderhouden en bijhouden van de klantrelatie en om de bijbehorende administratie, correspondentie en relatiebeheeractiviteiten te kunnen verrichten).

Boekhouding en facturatie

D Care for You bewaart gegevens die zijn opgegeven in verband met de facturering. Dit geldt zowel voor verzonden als ontvangen facturen. De meeste facturen zijn voorzien van persoonsgegevens, zoals de aanhef. Ook kan het zijn dat een factuur ontvangen/verzonden wordt aan een bedrijfse-mailadres met een naam erin. Daarnaast kunnen in bepaalde gevallen persoonlijke adresgegevens op facturen vermeld worden. Denk aan situaties waarbij iemand zelf aanvullende zorg betaald. D Care for You heeft een wettelijke plicht om te factureren, ontvangen facturen te bewaren en verzonden facturen te bewaren. Deze facturen zijn eveneens nodig om belastingaangiftes te kunnen doen.

De grondslagen voor verwerking in dit kader: uitvoering van de overeenkomst (in geval de overeenkomst is gesloten met onze klant), wettelijke verplichtingen (dit zijn de fiscale plichten en anti-witwasregelgeving) en ook ons gerechtvaardigd belang (hierbij gaat het om het effectief uitvoeren van diensten, het behartigen van onze belangen, het voorkomen of optreden in juridische procedures en interne administratieve doeleinden).

Uitvoering van de overeenkomst

Wanneer er tot een overeenkomst wordt overgegaan, heeft D Care for You bepaalde gegevens nodig. Zonder deze gegevens is het niet mogelijk om de overeenkomst naar behoren uit te voeren. Denk hierbij aan voor- en achternaam, gezondheidsgegevens, adresgegevens en indien nodig BSN-nummer. Deze gegevens worden alleen verzameld met uw uitdrukkelijke toestemming, omdat het hier om bijzondere persoonsgegevens gaat.

De grondslagen voor verwerking in dit kader: uitvoering van de overeenkomst (in geval de overeenkomst is gesloten met onze klant en om de overeengekomen diensten naar behoren uit te voeren), wettelijke verplichtingen (dit zijn de fiscale plichten en anti-witwasregelgeving) en ook ons gerechtvaardigd belang (hierbij gaat het om het effectief uitvoeren van diensten, het behartigen van onze belangen, het voorkomen of optreden in juridische procedures en interne administratieve doeleinden).

Communicatie tussen zorgverleners

Om de zorg te kunnen bieden die u van D Care for You kan verwachten is het in sommige situaties van belang om te communiceren tussen vorige of huidige zorgverleners. Gegevens die hierbij worden verzameld zijn gegevens zoals de zorgverzekering en huisarts.

De grondslagen voor verwerking in dit kader: uitvoering van de overeenkomst (in geval de overeenkomst is gesloten met onze klant en om de overeengekomen diensten naar behoren uit te voeren), en ons gerechtvaardigd belang (hierbij gaat het om het effectief uitvoeren van diensten, het behartigen van onze belangen en het voorkomen of optreden in juridische procedures).

Opbouw van een dossier

Het is voor D Care for You van belang om een persoonlijk dossier op te bouwen. Hierin staan gegevens over bijvoorbeeld de gezondheid en persoonlijke voorkeuren. Om het dossier op te kunnen bouwen heeft D Care for You bepaalde gegevens nodig. Zonder deze gegevens is het niet mogelijk het dossier op te bouwen en bij te houden. De doorgifte van deze persoonsgegevens berust op strikte toestemming. Denk bij deze persoonsgegevens aan voor- en achternaam, gegevens met betrekking tot de dagbesteding, medische gegevens zoals huisarts en zorgverzekering. Deze gegevens worden alleen verzameld met uw uitdrukkelijke toestemming, omdat het hier om bijzondere persoonsgegevens gaat.

De grondslag voor verwerking in dit kader: wettelijke verplichting (D Care for You is gelet op artikel 454 Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst verplicht om een dossier op te stellen/bij te houden met betrekking tot de behandeling van de cliënt), en ons gerechtvaardigd belang (het naar behoren kunnen uitvoeren van onze diensten en aan alle wettelijke eisen voldoen).

Periode van opslag
Hierboven hebben wij aangegeven voor welke verwerkingsdoeleinden wij persoonsgegevens gebruiken. Volgens artikel 13 lid 2 sub a van de AVG moeten wij vervolgens aangeven wat de opslagperiode van persoonsgegevens is.

Contact opnemen

Indien het contact niet lijdt tot het verrichten van een dienst of werkzaamheden, worden de door uw opgegeven gegevens voor een termijn van maximaal twee (2) jaar bewaard.

Klantrelatie

Voor dit doel blijven gegevens zeven (7) jaar na het eindigen van een klantrelatie bewaard, tenzij langer nodig is in verband met een juridische procedure. De termijn van zeven (7) jaar is in dit kader ook gekoppeld aan de mogelijkheid dat een eventuele persoon weer/nog klant wordt bij D Care for You.

Boekhouding en facturatie

Voor het voeren van een gedegen boekhouding dienen wij persoonsgegevens welke verbonden zijn aan financiële doeleinden te bewaren voor een termijn van minimaal zeven (7) jaar, mogelijk te vermeerderen met vijf (5) jaar voor interne boekhouding.

Uitvoering van de overeenkomst

Alle gegevens met betrekking tot een overeenkomst, worden in ieder geval bewaard voor de periode dat de overeenkomst actief is. Op het moment dat de overeenkomst is afgelopen of voltooid, worden de verwerkte gegevens bewaard voor twintig (20) jaar (dit komt door de maximale bewaartermijn door de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst). Na het einde van de overeenkomst worden de klantgegevens nog drie (3) jaar bewaard.

Opbouw van een dossier

De algemene bewaartermijn van een medische dossiers is twintig (20) jaar. Na afloop van de bewaartermijn moet het dossier vernietigd worden. Dit is dan ook de termijn die wij aanhouden, mits er geen uitzonderingen zijn.

Ontvangers van persoonsgegevens
D Care for You deelt persoonsgegevens met derde partijen: dit gebeurt enkel wanneer dit strikt noodzakelijk is. In alle gevallen zal D Care for You zich als verwerkingsverantwoordelijke conformeren aan de AVG-wetgeving, specifiek artikel 28 e.v. AVG.

Om de beste service te garanderen vanuit D Care for You, werken wij samen met bepaalde externe partijen. Denk hierbij aan partijen die onze financiële zaken regelen. Hieronder bieden wij u een overzicht van externe partijen die persoonsgegevens ontvangen.

Overzicht van derde partijen die persoonsgegevens van u ontvangen:

Boekhouder

Voor het voeren van een gedegen boekhouding is het mogelijk dat persoonlijke gegevens worden verstrekt aan een boekhouder. Dit zijn strikt noodzakelijke gegevens, welke tevens vermeld staan op facturen.

Belastingdienst/overheidsinstanties

Om te voldoen aan onze belastingplicht en/of enig ander wettelijk voorschrift delen wij de benodigde persoonsgegevens met de Belastingdienst en andere overheidsinstanties, indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. De overheid kan nog aparte regels hanteren, deze verantwoordelijkheid ligt bij de andere partij.

Incassobureau

Om ervoor te zorgen dat elke klant de uitstaande rekening betaald, maken wij gebruik van incassobureaus. Deze worden dus alleen ingeschakeld als iemand al meerdere betalingsherinneringen heeft gehad en er geen zicht is op wel gaan betalen van de rekening. Gegevens die gedeeld worden met de incassobureaus zijn in ieder geval uw naam, adres en factuurgegevens.

Verzekeringsmaatschappij

Als u bij ons onder behandeling bent en de behandeling wordt door uw zorgverzekeraar vergoedt hebben wij informatie nodig van uw zorgverzekeraar. Deze informatie wordt dan ook gedeeld.

Huisarts of andere zorgverleners

Indien D Care for You voor het uitvoeren van de Overeenkomst en het naar behoren uitvoeren van de Diensten genoodzaakt wordt om in overleg met huisartsen en/of andere zorgverleners persoonsgegevens te delen zal D Care for You altijd de wensen en rechten van Cliënt in overweging nemen en nimmer gegevens delen met huisartsen en/of andere zorgverleners zonder zwaarwegende reden.

Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Indien u het niet eens bent met het delen van uw gegevens aan de derde partij, kunt u hiertegen bezwaar maken.

Beveiliging

Persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de daartoe bevoegde medewerkers van D Care for You.
Deze persoonsgegevens zijn beveiligd met een wachtwoord.

De apparaten waarop uw gegevens zijn opgeslagen, zijn software matig versleuteld door d.m.v. bitlocker encryptie, vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdrukscan en/of gezichtsherkenning. Hierbij gaat het vanzelfsprekend om de noodzakelijke apparaten, zoals computers, laptops en mobiele telefoons. Fysieke gegevens worden in een afgesloten ruimte bewaard waar alleen bevoegde personen toegang tot hebben.

Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens
Hieronder worden de rechten weergegeven waarvan u gebruik kunt maken met betrekking tot uw persoonsgegevens. Hierbij geven wij zo gedetailleerd mogelijk aan op welke wijze gebruik kan worden gemaakt van het betreffende recht.

Recht op inzage (artikel 15 AVG)
U heeft altijd het recht om de door D Care for You verwerkte en opgeslagen gegevens in te zien. Om gebruik te maken van dit recht kunt u een e-mail met uw verzoek sturen aan: info@d-careforyou.nl

Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)
Indien de door D Care for You bewaarde gegevens onjuist blijken, heeft u het recht om deze gegevens te laten rectificeren. D Care for You zal dan de huidige incorrecte gegevens vervangen met de juiste gegevens.

Recht op overdracht van gegevens (artikel 20 AVG)
U heeft het recht om persoonsgegevens te laten overdragen door D Care for You aan een soortgelijke partij. Hiermee wordt bedoeld een partij die grofweg dezelfde diensten aanbiedt en uitvoert als D Care for You.

Recht op het wissen van gegevens (artikel 17 AVG)
In bepaalde gevallen kunt u aan D Care for You verzoeken om gegevens te laten verwijderen. Hiertoe heeft u de mogelijkheid met het recht op vergetelheid. Hieronder treft u een lijst met situaties waarin D Care for You uw gegevens dient te verwijderen:

Indien de door D Care for You verwerkte gegevens niet meer nodig zijn voor het verwerkingsdoel.
Indien de toestemming voor het gebruik van de persoonsgegevens door u wordt ingetrokken. Bijvoorbeeld door middel van de ‘uitschrijf button’ op de D Care for You nieuwsbrief.
Indien u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens. In geval van direct marketing heeft u altijd een absoluut recht om bezwaar aan te tekenen. Op het moment dat uw belangen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens zwaarder wegen dan die van D Care for You, heeft u een relatief recht. Het wissen van de gegevens zal dan alleen geschieden indien aangetoond is dat uw belangen zwaarder wegen dan die van D Care for You.
Indien D Care for You gegevens onrechtmatig verwerkt, heeft u een directe mogelijkheid om de gegevens door D Care for You te laten verwijderen. Dit is bijvoorbeeld het geval indien er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking van persoonsgegevens.
Indien er een wettelijk bewaartermijn is overschreden is D Care for You verplicht om de verwerkte persoonsgegevens te verwijderen.
Indien u als betrokkene jonger bent dan 16 jaar en voor de verwerking van de persoonsgegevens geen toestemming van een ouder dan wel voogd is toegekend. In dit geval zal D Care for You onmiddellijk uw persoonsgegevens verwijderen.

Het is mogelijk dat er uitzonderingen zijn op het recht op vergetelheid. Voor meer informatie kunt u de volgende pagina raadplegen.

Recht op het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Op het moment dat u van mening bent dat D Care for You niet op een gedegen wijze omgaat met uw persoonsgegevens, heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kunt u doen via deze link. De Autoriteit Persoonsgegevens zal uw klacht verder afhandelen.

Recht op stop van gegevensverbruik, bezwaar (artikel 21 AVG)
U heeft te allen tijde het recht bezwaar aan te tekenen m.b.t. gegevensverwerking. Zeker in het geval van ‘direct marketing’. Verder wijzen we u op de volgende rechten:

Recht van beperking van (een deel van) de verwerking: onder voorwaarden heeft u het recht om van D Care for You de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen. Dit houdt kortgezegd in dat D Care for You de verwerking van de gegevens tijdelijk “bevriest”. U kunt dit recht inroepen in vier situaties: (1) in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek, (2) indien gegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden maar u geen verwijdering wenst, (3) indien D Care for You de gegevens niet langer nodig heeft terwijl deze nog wel nodig zijn voor (de voorbereiding op) een rechtszaak en (4) in afwachting van de beoordeling van een bezwaar.

Intrekking van toestemming: u heeft dit recht voor zover wij van uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming. U heeft te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Dat heeft voor het verleden geen gevolgen, maar betekent wel dat wij die gegevens dan niet meer mogen verwerken. Het kan zijn dat D Care for You u daardoor bepaalde diensten niet meer kan leveren.

Gebruik maken van bovenstaande rechten?

In de meeste gevallen is een e-mail naar info@d-careforyou.nl genoeg om gebruik te maken van de voornoemde rechten. Indien wij twijfelen over de geldigheid van uw identiteit kunnen wij andere maatregelen instellen om deze te achterhalen. Bijvoorbeeld doordat er aan u verzocht wordt om een kopie van uw identiteitsbewijs aan ons te leveren. Dit gebeurt altijd op de manier zoals voorgeschreven door de Rijksoverheid. In de meeste gevallen zal een minder ingrijpende wijze van identiteitsbewijs volstaan. Het gebruik maken van de genoemde rechten is kosteloos; behoudens misbruik.

We wijzen u er graag op de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat D Care for You niet aan een bepaald verzoek gehoor kan geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan maken we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar.

Plichten
D Care for You verwerkt uw persoonsgegevens, zoals aangegeven, op grond van een gerechtvaardigd belang. Uw persoonsgegevens zullen nooit verkocht worden aan een derde.

De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimaal benodigde persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van diensten. Wanneer u deze verplichte gegevens niet aan ons levert, kan D Care for You de diensten niet (naar behoren) aanbieden.

Indien het noodzakelijk is uw gegevens te delen met andere partijen dan de hierboven genoemde partijen, zal daar uiteraard eerst uw toestemming voor worden gevraagd door wijziging van ons Privacyverklaring. Wij maken wijzigingen altijd kenbaar via de website van D Care for You.

D Care for You behoudt zich het recht gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk vereist is, of wanneer D Care for You dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek of proces. Tevens wanneer het gaat om eigendom of het beschermen van D Care for You. Hierbij trachten wij uw recht op privacy zoveel als mogelijk te respecteren.

Heeft u nog vragen over onze privacyverklaring? Neem dan gerust contact op via de onderstaande gegevens.

E-mail: info@d-careforyou.nl
Telefoonnummer: +31651114388

Versie 2023